Integración con Correo Electrónico: Capacidad para integrar con sistemas de correo electrónico, permitiendo a los usuarios almacenar correos y sus adjuntos directamente en el DMS.
As teams function jointly and collaborate, it can be important to make certain that Anyone has essentially the most up-to-date information and facts. Passing numerous versions of paperwork concerning a variety of events is usually a recipe for catastrophe, but a DMS makes it easier to collaborate with Many others by monitoring changes and updates, so Every person stays on a similar web page.
Cumplimiento normativo y preservación de documentos: estos sistemas facilitan el cumplimiento de regulaciones que requieren la retención de documentos durante períodos específicos, asegurando que todos los archivos estén organizados y disponibles de forma segura para auditorías o revisiones futuras.
OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.
Resiliencia y Redundancia: La combinación de almacenamiento en la nube y local proporciona una mayor resiliencia y redundancia en caso de fallos en uno de los sistemas.
La gestión documental es una disciplina essential para la operatividad de cualquier organización Gestión de Documentos en el ámbito contemporáneo. Al implementar un sistema efectivo, no solo se optimizan los procesos internos, sino que se potencia la capacidad de las empresas para adaptarse a un entorno cambiante y garantizar el acceso seguro a la información esencial.
El Command de versiones es una funcionalidad crítica que permite a las organizaciones mantener un registro de todas las modificaciones realizadas en los documentos. Incluye:
Un sistema de gestión documental efectivo garantiza que estos documentos se mantengan organizados, seguros y accesibles en todo momento. Esto facilita la búsqueda y recuperación de información cuando sea necesario, lo que a su vez mejora la eficiencia operativa y la toma de decisiones informadas.
Un Sistema de Gestión Documental (DMS) ofrece una serie de funcionalidades esenciales que permiten a las organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y segura. A continuación, se detallan las funcionalidades clave de un DMS:
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Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento legal. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones fileísicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.
Mejora en la toma de decisiones: La disponibilidad de la información es clave para tomar decisiones informadas y acertadas.
Almacene documentos en repositorios centralizados, lo que refuerza la seguridad y el cumplimiento authorized;
Complejidad de Gestión: Gestionar un entorno híbrido puede ser más complejo, ya que requiere coordinar y mantener tanto la infraestructura regional como la basada en la nube.